Benutzer verwalten

Dieser Eintrag erklärt, wie Sie Benutzer im CrewUp-Portal verwalten. Benutzer sind in diesem Zusammenhang administrative oder redaktionelle Nutzer, die Inhalte verwalten, Beiträge erstellen oder Systemeinstellungen bearbeiten.

Hinweis: Benutzer unterscheiden sich von Mitarbeitenden. Mitarbeitende nutzen ausschließlich die App, während Benutzer Zugriff auf das Portal haben.

Wann und warum verwalte ich Benutzer?

• Bei der Ersteinrichtung der Plattform, um Administratoren, Redakteure oder weitere Portal-Nutzer zu definieren.
• Wenn neue Personen im Unternehmen Zugriff auf das Portal benötigen.
• Um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen administrative Änderungen vornehmen können.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Melden Sie sich mit administrativen Rechten im CrewUp-Portal an.

Benutzer bearbeiten oder löschen

Sie können einen angelegten Benutzer auch im Nachhinein über die 3 Punkte in der Übersicht bearbeiten oder löschen.

Authentifizierungsmechanismus prüfen

Variante A: Microsoft Entra ID (Microsoft Azure AD)

1. Nutzer in Microsoft Entra ID anlegen

• Legen Sie in der Microsoft Entra ID-Verwaltung einen neuen Nutzer mit der gewünschten E-Mail-Adresse an.
• Dieser Nutzer authentifiziert sich später mittels Microsoft Entra Single Sign-On (SSO).

2. Benutzer im CrewUp-Portal anlegen

• Navigieren Sie zu Administration → Benutzer und Rechte → Benutzer.
• Klicken Sie auf den +-Button, um einen Benutzer hinzufügen.
• Geben Sie einen Namen und dieselbe E-Mail-Adresse, die in Microsoft Entra ID hinterlegt wurde, an.
• Weisen Sie dem Benutzer eine Rolle zu (z. B. Administrator, Redakteur).
• Klicken Sie auf Speichern, um den Benutzer anzulegen
• Platzhalter für Screenshot: Formular „Benutzer anlegen“ (Entra-ID-Fall).

Variante B: Passwortbasierte Authentifizierung

1. Selbstregistrierung durch den Benutzer

• Der Benutzer öffnet das Portal und klickt auf „Registrieren“.
• Er gibt seinen Namen, seine E-Mail-Adresse und ein Passwort ein.
• Nach Absenden der Registrierung erhält er eine E-Mail zur Bestätigung seines Kontos.
• Erst nach dieser Bestätigung ist der Zugang aktiv.

2. Rolle zuweisen (nach erfolgreicher Registrierung)

• Nach der Bestätigung kann der Administrator dem Benutzer über Administration → Benutzer und Rechte → Benutzer eine Rolle zuweisen.

Alternativ: Wenn der Administrator den Benutzer manuell anlegt:

• Navigieren Sie zu Administration → Benutzer und Rechte → Benutzer.
• Klicken Sie auf den +-Button, um einen Benutzer hinzufügen.
• Geben Sie die erforderlichen Informationen ein:
  1. Vorname / Nachname
  2. E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
• Weisen Sie dem Benutzer Benutzerrolle(n) zu (z. B. Administrator, Redakteur)
• Klicken Sie auf Speichern, um den Benutzer anzulegen.

Der Benutzer kann anschließend über die Funktion „Passwort vergessen“ ein neues Passwort festlegen, um den Account zu aktivieren.

Tipps & Hinweise

• Verwenden Sie nur geschäftliche E-Mail-Adressen, um eine eindeutige Zuordnung sicherzustellen.
• Prüfen Sie vor dem Anlegen, welche Authentifizierungsmethode im System aktiv ist.
• Rollen sorgfältig wählen – insbesondere Administratoren haben umfassende Rechte.
• Wenn ein Benutzer das Unternehmen verlässt, sollte der Zugang umgehend deaktiviert werden.
• Bei Microsoft Entra-ID-Nutzern erfolgt die Deaktivierung über die Azure ADBenutzerverwaltung.